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施工单位工程变更管理

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《交通企业管理杂志》2015年第六期

在履行合同的各阶段、各施工环节乃至整个工程的始终都会有变更、索赔等情况发生,因此,施工单位既可以通过变更来获取更多的利润,也可以通过加强变更管理来维护自身的正当利益。施工单位要对变更和索赔分别根据不同的情况采取不同的策略,并重视在工程的各阶段中对变更和索赔的管理。

1.注重对投标阶段变更的预测和管理

施工单位在投标阶段就应该意识到工程变更对本单位所带来的风险已经存在,并将在合同履行的过程中继续存在。施工单位因工程变更可能遇到的风险很多,有些风险及其补偿措施在合同条款中已经列出,但有些却并未明确;有些风险可以由业主承诺承担,而有些风险业主会通过风险转移条款转嫁给施工单位。实践证明,一些施工单位为了争取项目而盲目投标,因而忽略了工程变更带来的风险的存在,最终造成严重损失。施工单位在决定参与工程投标后,应对招标文件、图纸资料和施工现场进行认真的分析研究,实地勘察了解可能会遇到的工程变更引起的风险,认真对可能发生的风险进行分析定向,并依据与业主协商提出合理的补偿或进行风险转嫁。(1)认真研究招标文件、地质资料和技术方案,做到技巧报价。投标阶段应召集有经验的技术人员就招标文件编制相关的施工组织设计,并对其进行优化,同时配合有经验的概预算人员对施工方案进行成本预测和分析,在满足质量、工期等条件下寻找出能够盈利最大的施工方案。认真阅读招标文件,召集造价工程师和资深的法律顾问对招标文件条款进行研究,找出蕴含风险和不明确因素的条款,寻求对企业自身的有利因素,并在签订合同时合理利用有利条件,以避免出现风险。施工单位对施工现场进行勘察,结合图纸和地质资料,预测工程开始后将会发生的变更及分项工程量的增减情况,做到有技巧的报价。在投标报价时采用不平衡报价法,降低预计会减少工程量的分项工程单价,提高将会增加工程量的分项工程单价;降低能早日回收工程款的分项工程单价,提高后期实施共得分项工程单价。在不影响总体报价的基础上,做到既能保证中标机会,又能取得更多的盈利。(2)为后续工程做好二次经营工作。对一些有后续工程的项目,应认真做好“二次经营”工作。为了后续工程的中标,可以有意识地把前期工程总价降低,先确保能够中标,然后在前期施工过程中与业主、监理单位建立良好的关系,为企业树立起优良的形象和信誉,从而为后续工程的中标打下基础,并在后期工程中再把前期的损失补偿回来。

2.工程实施阶段的变更风险管理

(1)项目管理人员落实做好工程项目交底工作。工程项目合同额大、建设周期长、工程受自然条件和客观因素的影响大,因此,在工程项目进场后,项目经理应及时召集各部门主管及相关人员对工程主合同、招标文件、成本预算等进行分析讨论,理解工程项目投标时的原则与技巧,找出工程中利润较大的项目和风险大的项目,对风险进行分析、分类,针对风险的种类和大小考虑挽救的有效方法和措施。成本管理部主要对主合同进行理解和把握,理清主合同条款及其将带来的风险;工程部除及时对施工图中的工程量进行复核外,还要与业主和设计单位及时沟通,避免因工程量误差造成的损失和纠纷;物资部按施工计划和工程进度编制材料用料计划,随时了解市场情况及价格变化;质量、安全部门按工程质量、安全生产等要求,依据相关文件制定相应的管理制度。在施工过程中,要严加调控、注重管理,各部门分工合作、相互配合,开源节流,利用主合同条款,提出有利于施工单位的技术变更,并做好变更、索赔的管理,努力把风险降到最低。

(2)选择优秀的材料供应商和劳务分包队伍。利用招标形式选择材料供应商和劳务分包队伍,让其投标报价。在确保质量和工期的前提下,要在众多的参与单位中选择标价最低的材料供应商和劳务分包队伍,从而既可确保材料的来源和劳务费用的合理支出,又能转嫁部分风险。进行材料、劳务采购时应理清主合同的条款和主合同条款带来的风险,注重主合同与材料合同、劳务合同的联系,转嫁主合同的部分风险,如因通货膨胀引起的材料、劳务费用上涨的风险等。

(3)成立工程变更及索赔管理控制小组,做好工程变更索赔工作。要由项目经理牵头,组织相关部门管理人员成立工程变更及索赔管理控制小组。成立工程变更及索赔管理控制小组的目的,是把工程变更及索赔工作落实到人,做到及时申报、随时跟踪,谁接手谁办理,与业主、监理进行良性沟通,建立良好关系。小组的主要职责是对工程的风险进行预测及评估,对工程变更及索赔进行研究、决策、跟踪、谈判。为了增加工程变更、索赔的成功机会,在发生工程索赔事件后,工程变更及索赔管理控制小组成员应及时收集足够的证据和相应的文件,确定额外的费用和工期的数量及原因,以事实和文件为依据,评估、记录可能发生或已经发生的事件对工期和费用的影响。按照合同中规定的提出变更、索赔的程序及时间要求,及时地提交有关的变更、索赔报告。若对业主变更、索赔报告的回函有异议,控制小组成员则继续收集证据和文件,在规定时间内回文给业主表明意向,并随时跟踪索赔文件来往的具体时间,积极做好与业主、监理的沟通工作,确保变更、索赔的及时确认。

(4)重视工程变更初期的书面材料工作。有一部分工程变更在执行前业主就已发出了正规的变更指令或变更联系单,索赔起来比较容易处理。但有一部分工程变更业主只是口头答应了或暗示执行事项,并未有书面指令,索赔起来就比较棘手。对此,首先要做好业主和监理的口头指示记录,务必领悟业主的真正意图,避免行文期间发生用词不妥或概念不清晰的问题,随即将要求的变更事项形成详细准确的书面材料报给业主、监理审批,让其给予确认。要注意将他们的书面指示按年月日顺序编号存档。

(5)及时办理变更签证和索赔确认,做好变更、索赔的交接工作。由于施工单位工程分布地区广,人员调动频繁,往往会造成工程变更及索赔资料的流失、不足和中断等情况。因此,当发生工程变更或索赔时,相关人员应及时对工程变更或索赔进行手续办理和做好资料收集工作。在施工备忘录(日记)中应详细记录施工中发生的影响工期和索赔的有关事项,做好业主和监理工程师的口头指示记录,及时以书面形式报告对方予以确认。相关工作人员因工作需要进行异地调动时,应及时做好变更、索赔工作的交底、交接工作,并保留相关资料以便日后交接人对变更、索赔工作的查询。

(6)建立完善的工程变更及索赔资料管理系统。建立完善的工程变更及索赔资料管理系统,有利于收集足够的证据、相关文件、增加费用和工期的依据等,使施工单位在发生合同争议时处于有利地位,可以得到应得的补偿。在开展工程变更及索赔的工作中,应高度重视时效问题。为此,要做好施工单位与业主、监理之间收发文时间、内容的登记工作;工地会议记录和有关工程的来往信件必须全部保存妥当;工程照片需有专人管理,照片都应标明拍摄的日期,将照片按工程进度整理编排;整理保存工人和雇员的工资与薪金单据、材料物资购买单据,按年月日编号归档。工程变更及索赔的资料应由专人管理,做好文件资料的收集、整理和编目工作以便查找和利用。文件的查(借)阅必须严格履行登记手续。使用文件者必须爱护文件,不得擅自复印、抽拆、涂改、勾划、污损资料,借出的资料必须妥善保管、及时归还,不得带入公共场所,不得向无关人员谈论资料内容,做好文件的保密工作。工程变更及索赔是客观存在的,它贯穿于整个工程的实施过程。发包人有提出变更的权利和支付变更费用的义务,承包商也有实施变更的义务和获得变更索赔的权利,变更是完整履行合同的行为。在承接一项工程时,施工单位应仔细、全面地分析研究工程实施过程中可能带来的风险。当发生工程变更时应按合同约定的程序正确处理好工程变更事项。施工单位应充分理解和正确应用变更,使变更朝有利于自己的方向发展,保证施工单位能取得较好的经济效益。

作者:覃嘉丽 单位:中交四航局第二工程有限公司

交通企业管理杂志责任编辑:杨雪    阅读:人次
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